Полезные материалы

Оценка эффективности использования времени дня - «Бюджет времени»

Полезные умения

Инструмент саморазвития

Цель – прояснить, на какие дела идет время дня (дней недели), и наладить более эффективное использование своего времени.

Задачи:
  • выявить явные потери (явно вредные и иные явно бесполезные дела, а также время, чрезмерно затраченное на нужные дела);
  • выявить ненужные («малополезные») дела – те, которые не относятся к явно вредным и иным явно бесполезным делам, но по своей сути являются низкоэффективными, мешают человеку жить качественно (например, помогают отдыху, но очень слабо, как бы и помогают, и разлагают);
  • оценить «серьезность» своей жизни – веду ли - на самом деле - развитие себя (не по ощущениям, а по фактам: были ли настоящие дела продвижения, развития в изучаемом дне (днях)?);
  • на какие главные два (или три) дела (кроме работы, учебы и времени на дорогу) идет основное время дня (дней)?

Варианты проведения Бюджета времени

1. Выбираете количество дней для проведения «Бюджета времени»: один, два или более. Лучше оценить все дни недели, сможете получить картину будней и выходных.

2. Простая самооценка (два варианта):

2.1. Вариант 1: вечером стараться вспомнить все дела дня, начиная с момента утреннего пробуждения.

* Время пробуждения будет временем начала 1-го дела. В форму (листок или док) «Хронология дел дня» ставите слева время, справа пишете дело «…».

Еще правее идет колонка, в которой вы будете оценивать полезность (бесполезность) дел и отмечать лишнее время, потраченное на «в общем, нужное дело»

Пример: Время // Дело // Оценка эффективности

Оценочную колонку лучше заполнять ПОСЛЕ того, как вспомните дела дня. Вспоминать не так и просто, поэтому лучше не прерывать этот процесс оценкой.

Как только отметили первое дело, вспомните, что было далее. Это дело и будет вторым. Начало этого дела можно считать и моментом завершения предыдущего. Это не вполне так, но для выявления перечня дел вполне подходит.

Такой подход будет даже помогать вам, ибо нужно составить непрерывную цепь дел.

* ВАЖНО! Практика показывает: нередко трудно вспомнить, что делалось в какой-то период времени. Отмечайте такие периоды, как «слепое пятно». Или назовите этот период так, как вам удобнее.

Нередко, через полчаса, час или даже на следующий день, вдруг вспоминается, что было в этот период.

* Поскольку вы составляете перечень вечером, вам предстоит еще что-то сделать до момента «кровать и сон». Можно просто вписать эти дела и примерно указать время, которое уйдет на них.

* Оценку полезности дел лучше вести в спокойном, ясном и позитивном (разумном) состоянии, в котором полезность дел будет ощущаться правильно. Поэтому лучше сделать ее на следующий день, главное уже будет – сам перечень дел и их длительность.

* Оценка полезности дел проводится в самой правой колонке. Для каждого дела отмечается: «нужно», «явно не нужно» и «малополезно» (или низкоэффективно, или просто - «на замену») .

Здесь же надо отмечать и явно излишне потраченное время на нужные дела и на низкоэффективные дела. Это поможет понять, с чем связано явно лишние затраты времени на дела (как на нужные, так и на малополезные). Это особый вид потерь – чрезмерное выделение времени на дела. С ним нужно специально разбираться.

Пример: 9:20 - 10:40 // Пил чай // чай - полезно, но лишнее время - 50 минут

* САМА ОЦЕНКА общей эффективности времени дня (Итоговый результат) состоит из следующих показателей:

1) Явные потери времени (бесполезные, в т.ч вредные дела и излишне потраченное время на нужные дела).

2) Время на дела, которые не относятся к «явно бесполезным», но являются малополезными для качественной жизни, и лучше их заменить на другие.

3) Веду ли развитие себя (самопродвижение)? Что удалось продвинуть за день (за неделю)?

4) Моя жизнь это в основном (указать два или три основных дела (помимо работы, учебы и времени на дорогу), на которые идет основное время дня (дней).

Не нужно высчитывать «как можно точнее» потери времени , важно просто понять объем времени, являющийся реальным ресурсом для выполнения важных и ценных дел.

И осознать дела, которые отнимают у вас время.

«Задача на завтра»

ВАЖНО. При изучении с помощью «Бюджета времени» нескольких дней после подведения итогов для первого дня полезно ставить «задачу на завтра», например, какие потери времени и как уменьшить или устранить вовсе. И т.д.

2.2. Вариант 2: в удобное время, в спокойном и позитивном состоянии вспоминать дела предыдущего дня. И делать все тоже самое, что изложено выше.

С той разницей, что в данном варианте оценка полезности дел, как правило, производится сразу после завершения перечня дел.

3. Более сложные варианты «Бюджета времени»

1) Это могут быть специальные программы, которые помогают фиксировать дела дня (например, нужно отмечать дело, которое выполняется, когда звучит сигнал таймера (раз в 15, 30 мин или в иной период времени).

2) Или вы сами каждые два часа или в иной период времени отмечаете дела этого периода времени (например, каждые два часа отмечаете, дела, сделанные за эти два часа).

3) Вариант для руководителей – секретарь отмечает, на что идет ваше время.

Советы

1. Дела лучше отмечать, не дробя их на мелкие составные дела. Если вы проснулись, встали и пошли умываться – это можно отмечать, как одно дело: «Проснулся, умылся, принял душ» или кратко «проснулся, умылся».

Если проснулись и лежали, не вставая, ощущаемо долго (либо долго просто кайфовали, либо вам требовалось полежать, чтобы активировать силы), это можно отметить, как «дело». Ибо вы вполне могли проснуться и сразу идти умываться.

2. При оценке полезности дел (и времени, которое было на них затрачено) важно учитывать два момента:

- полезность/бесполезность самого дела (например, вы знаете, что некое дело явно бесполезно – просто «потеря времени»)

- рациональность выделенного (уделенного ему) времени. Например, вы видите, что дело нужное, но вы «потратили» на него чрезмерно много времени: пили чай минут 50, 60 или даже больше.

Только вы можете оценить рациональность выделенного на дело времени. Иногда 30 минут на чай много, а иногда и полтора часа – правильно, если вы чаепитием решали нужную для себя задачу.

«Бюджет времени» - инструмент самопознания и самооценки. Его нельзя применять формально - по внешним признакам. Только вы сами можете оценить: терялось время или все было так, как надо. Реальную оценку дела (времени) вы сами и отметите для каждого дела дня.

3. Для кого-то вечернее припоминание дел дня вполне подходит, но есть и те, кто к вечеру ощутимо устает и вспоминать дела дня им трудно. Пробуйте разные варианты и подбирайте наиболее удобный и результативный.

4. Гораздо полезнее делать «Бюджет времени» не одного, а нескольких дней. Это поможет лучше осознать дела дня и увидеть незаметные привычные ненужные дела, на которые уходит немало времени. Нередко в разы больше, чем мы думаем.

5. При изучении «Бюджета времени» нескольких дней полезно сделать и общую итоговую оценку эффективности использования времени этих дней. Вполне возможно, что вы заметите какие-то привычные постоянные ненужные дела, увидите – удалось ли начать повышать эффективность времени дней, и иное, что вам важно для продвижения жизни.

Примеры из практики применения

В Телеграм-канале ППС (Понедельное продвижение себя) участники ежедневно публикуют информацию о ходе выполнении разных полезных дел, в том числе и о применении инструмента самоанализа «Бюджет времени».

Привожу пример итоговой информации о том, трудно ли было вести бюджет времени и был ли смысл делать это, от одной из подписчиц:

«Вести бюджет времени сначала было непросто, нужно было обращать внимание и запоминать, сколько и чем ты занимался весь день, чтобы в конце дня ввести данные в таблицу. Для меня это было в новинку, позже, когда уже привыкла - стало уже не сложно.

Сложно было осознать масштаб непродуктивно потраченного времени за неделю. Только кажется, что 3 часа в день - это немного, а за неделю выходят все 20. Начинаешь понимать, что как минимум 10 часов уже можно было потратить на полезное дело, например на чтение.

Видишь общую реальную картину, все как есть и на что уходит время».

Текст на канале

Всю информацию по дням недели можно увидеть по ссылке